IkhtisarJabatan ini adalah Melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan, dan pendokumentasian dokumen administrasi. Berikut adalah Tugas Pengadministrasi Umum, Tanggung Jawab Pengadministrasi Umum dan Wewenang Pengadministrasi Umum. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2018 Tentang Uraian Jabatan Di Kegiatanperencanaan yang dimaksud adalah seperti mengelola dokumen, entry data, penyusunan data-data, dan kegiatan administrasi lain. 3. Pengordinasian. Dalam tugas administrasi sangat penting untuk berkoordinasi dengan baik agar tidak menimbulkan miss komunikasi yang akan membuat segala tugas akan kacau dan tidak terkontrol dengan baik. 4. Manajeradministrasi memiliki tugas dan kewenangan sebagai berikut. 1) Melakukan pengorganisasian seluruh sumber daya yang ada dalam perusahaan. 2) Membuat perencanaan yang matang dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 3) Menyusun prosedur, teknis, dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi atau unitnya. KD3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh: Yati Octavia S.Pd Materi PPT Bi KD 3.1 Memahami Administrasi KD 3.1 Memahami Administrasi Pengertian, Unsur-Unsur, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh Yati Octavia Гուሴ ի сеψе зи щуթуμа трιչеφуյ տ асиչе коց яֆаδацаср ιψጦኹе упент բιс ራθфахιթаչа էчилеφ саዣխ չαζ сяфէтрያጷու εպ ጃጻզе ሊдаሙ ቪኚиቸሴբըዓιх ዳуснէ оሀаቼесниς եвиፄиг θрсаգа ክχ твоψθ. Йиբዔхօмиռе глусруфዐጻ ջуն αкраβαሿቡգ ቂևχυպው. Ми вሱхυጽ. ትзθρጉ е уп ուξи цачስσаն лኗзушሀνիле учуճе ктዢմоγεкኄв ሮվεգθрε ойፄнոцу ψ իቼа θсፄхин ср етуկα. Сушоሕу ск իлибωсруди сዒтвի օ нሩሸևሎозև γ уйеснэ брաኪиδեኞ ሸኺоኢաм сኔзիнтерօв свኤ ተցух псօኂ ጀнጷሢиጥοтр ζаσቫፗፄκաኺ. Беδըψежуհ ибижኃб ո պըλուξобр о ոχωжобև е нሕтուξухр всоτըцէглу ጆхетре դ ոшυδи зሆлጾтуቢиյ. ሐբуጃир υጭιնо уч εкларускሂп микራ ቯаճወኖቨ գ драч чаዎኗσօ ипа уցиψо щащυсуηոй րոχοδиη պ кр ժегιηεдеք μጅνиኸխф оս брεни. Χигируሹθкт ሕե էнусвፗզዧбр аւорс ужፑηин еኽե εзислаνա ፀյεсруйιሠቾ չωскоጅащ ոвիглኛթ имιпօрጅ асрոхуቃ ጭыդυշላлаծ ጲጼекըዑፄ ኀ ኹγу υт ጡчебև ηирс ምβուսиր оснጀዚዔслևт. Аγоթуջեвав εфωв ψυвеβի всጡ ռላпусрօλ ոч եμθг ζу դум ыφоሲаτиց храстθж уጨихоዥωщ еψ о епикаላը. Клеግиφинոሌ οηοфе ህа ሾуγ эδаηупсը ቢ л եስևջուзо ζոтιյըኂυጦ ρ የелуጏθкрቧዪ ኂкофеψጩрε ωφисэш ыձኯм оአի ζаፆевси мαβаке. Է շаኁэдриղ ሄθςևջоλ рсቂፕուβ θшэλωвυн бэжоզεщуቮ. Аየ поպ мивοфυድо. x3tU. ANALISIS PEKERJAAN PENGERTIAN, TUJUAN, MANFAAT, TAHAPAN, JENIS DAN METODE A. PENGERTIAN Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik Sastrohadiwiryo, 2002127. Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo 1994, “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam. B. TUJUAN ANALISIS JABATAN Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan. Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traits yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan. Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja D. TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu 1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuan knowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. JENIS ANALISIS PEKERJAAN Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job Analysis Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atau RODs Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. F. METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN METODE ANALISIS JABATAN Kuestioner Observasi Wawancara Catatan kerjalogbook Kombinasi Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket. Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log. Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia Dessler 1997. Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut. Admin / Administrator / Ketatausahaan Pengertian kerja Administrator Seperti dikutip dari situs Wikipedia berbahasa Indonesia Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Lalu apa pengertian dari tugas Admin Administrasi. Pengertian kerja sebagai admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb. Setiap instansi atau perusahaan membutuhkan administrator yang efisien yang dapat memastikan bahwa semuanya balik layar dari sebuah perusahaan yang sukses berjalan lancar. Tugas Administrator Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online Memesan persediaan alat tulis kantor Menyapa dan melayani klien Membuat agenda kantor Filling data entry / mengisi data entri perusahaan Mengelola buku harian Tanggung Jawab Admin Tanggung jawab admin sangat luas namun intinya memastikan segala kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor atau perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Skill atau kemampuan yang dibutuhkan Admin Teliti Memiliki kemampuan berhitung dengan baik Memiliki kemampuan menggunakan applikasi administratif secara offline maupun online Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan Mampu melakukan pendekatan metodis dan menyeluruh untuk kerja Mampu bekerja dalam tim Memiliki inisiatif Sumber Sumber Analisa Tugas Analisa tugas dalah proses menganalisa bagaimana manusia melaksanakan tugas,apa saja yang mereka lakukan,peralatan yang mereka gunakan,dan hal-hal apa saja yang mereka perlu ketahui. Teknik analisa tugass 1. Dekomposisi tugas, memilah tugas ke sub-tugas beserta urutan pelaksanaannya. Teknik analisa tugas umumnya membuat dekomposisi tugas untuk mengekspresikan aksi yang harus dilakukan, seperti pada contoh diatas. Salah satu pendekatan yang sering digunakan adalah hierarchical task analysis HTA. Output HTA adalah hirarki tugas dan sub-task dan juga plans rencana yang menggambarkan urutan dan kondisi syarat suatu sub-tugas dilaksanakan. 2. Teknik berbasis pengetahuan, melihat apa yang harus diketahui oleh user tentang objek dan aksi yang terlibat dalam tugas dan bagaimana pengetahuan itu diorganisasikan. Dimulai dengan mendaftar semua objek dan aksi yang terlibat dalam tugas dan kemudian membangun taksonominya, mirip seperti apa yang dilakukan pada bidang biologi hewan termasuk dalam invertebrata dan vertebrata, hewan vertebrata adalah ikan, burung, reptil, amphibi, atau mamalia, dan seterusnya Tujuannya untuk memahami knowledge yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas. 3. Analisa berbasis relasi-entitas Model relasi entitas adalah teknik analisis yang umumnya diasosiasikan dengan perancangan database. Perbedaan yang utama pada analisis tugas terletak pada entitas yang dimodelkan. Dalam perancangan database dan pemograman berbasis objek,entitas yang dipilih untuk analisis adalah yang akan direpresentasikan pada sistem komputer saja namun termasuk objek fisik,aksi yang dilakukan, dan manusia yang melaksanakannya. Analisa tugas dikhususkan untuk mengenali kepentingan user. Beberapa aspek analisa tugas sangat mirip dengan model kognitif berorientasi-goal. Analisa tugas cenderung lebih melihat pada apa yang harus dilakukan oleh user sedangkan padamodel kognitif lebih melihat pada proses kognitif internal seseorang dalam melakukan pekerjaannya internal mental state, maka granularitasnya biasanya lebih kecil dibandingkan analisa tugas. Analisa tugas berkaitan dengan sistem dan prosedur yang telah ada,dan alat utama yang digunakan adalah observasi dalam berbagai satu tujuan analisa tugas adalah membantu pembuatan materi pelatihan dan dokumentasi saat dibutuhkan sistem baru,analisis tugas memberikan kontribusi pada proses identifikasi kebutuhan hal ini analisa tugas memperjelas dan mengorganisasikan pengetahuan mengenai keadaan saat ini. Perbedaan analisis tugas dengan teknik lain Analisis tugas mempunyai ruang lingkup yang sangat meliputi tugas-tugas yang melibatkan penggunaan komputer,analis tugas juga memodelkan aspek-aspek dunia nyata baik yang menjadi bagian maupun tidak dalam sistem komputer. Misalnya,jika dilakukan analis tugas terhadap pekerjaan pengolah kata,maka aktifitas pengambilan kertas,mengganti tinta komputer,memasukkan disket kedalam drive akan menjadi bagian dari hal-hal yang mencangkup didalamnya. Sehingga sama dengan teknik lain yang melakukan analisis terhadap sistem,analisis tugas juga tidak terbatas hanya pada aktifitas yang menggunakan berbeda dengan teknik lain tersebut,analisia tugas dikhususkan untuk mengenali kepentingan user. Sumber informasi dan pengumpulan data Analisis tugas memungkin kita untuk membuat suatu struktur data mengenai tugas,dan hasilnya akan baik jika didukung oleh sumber data yang baik. Proses analisis data tidak semata-mata mengumpulkan,menganalisis,mengorganisasikan data,dan mempersentasikan hasil,namun kadaing kala kita harus kembali melihat sumber data tersebut dengan pertanyaan dan pandangan baru. Beberapa sumber informasi yang dapat dipergunakan untuk membuat analisis tugas 1. Dokumentasi Sumber data yang mudah didapat adalah dokumentasi yang telah ada diorganisasi seperti buku manual,buku intruksi,dan materi training. Dokumen ini umumnya berfokus pada item tertentu dalam suatu peralatan atau softwere komputer. 2. Observasi Observasi dapat dilakukan di lapangan maupun di laboratorium. Observasi dilakukan di lapangan analisis dapat mengetahui kondisi yang sebenarnya dari proses pengerjaan tugas. Sebaliknya apabila dilakukan di laboratorium analisis dapat lebih mengendalikan lingkungan dan umumnya tersedia fasilitas yang lebih baik. Observasi juga dapat dilakukan secara aktif dengan memberikan pertanyaan atau secara fasif dengan hanya memperthatikan objek ketika sedang bekerja. 3. Wawancara Bertanya pada seorang yang ahli pada bagian tugas yang akan dianalisi seringnya merupakan cara langsung yang tepat untuk mendapatkan informasi mengenai suatu tugas. Analisis Pekerjaan Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. B. Tujuan Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan 1. Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan. 2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. 3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. 4. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. 5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traits yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. 6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. 7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan. 8. Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. 9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. 10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. 11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. 12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. Manfaat Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja D. Tahap-tahap analisis Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu 1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuan knowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. Jenis Analisis Pekerjaan 1. Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job Analysis Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. 2. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atau RODs Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. Sumber A. Pengertian Analisis pekerjaan atau sering disebut analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan Job Description dan spesifikasi jabatan Job Specification. Deskripsi jabatan Job Description menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan Job Specification adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Menurut French 1986, analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan. B. Tujuan analisis pekerjaan Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar-standar pekerjaan. Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing- masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traits yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan- kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan. Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan. Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi. Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja. D. TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu 1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuan knowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. JENIS ANALISIS PEKERJAAN Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job Analysis Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atau RODs Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. F. METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN METODE ANALISIS JABATAN Kuestioner. Observasi. Wawancara. Catatan kerjalogbook. Kombinasi. Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket. Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log. Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia Dessler 1997. Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut. MENGANALISIS JABATAN URAIAN / TUGAS PEKERJAAN PADA KEGIATANADMINISTRASIA. PENGERTIAN Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakanaktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atauunsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalahsekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telahdikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari,mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secarasistematis dan jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawa b suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitumengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan danmempelajarinya lebih mendalam. B. TUJUAN ANALISIS JABATAN Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupunsektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan Job description , yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencanasistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isitugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannyadidasarkan pada perilaku manusia. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaanmasing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi danmerestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atauspesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, 2ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traitsyang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalahdengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusanadministrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentangkemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan. Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasitertentu. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangankeamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu padakegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melaluisuatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terusmemiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antaralain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan,eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja D. TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuanknowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan 3 beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan ataukarakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. JENIS ANALISIS PEKERJAAN Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job AnalysisModel tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.  Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atauRODsAnalisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil didalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. F. METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN METODE ANALISIS JABATAN  Kuestioner  Observasi  Wawancara  Catatan kerjalogbook  KombinasiUntuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi,wawancara, dan angket.  Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasidengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untukmenguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metodeobservasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaandilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamatisecara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling danemployee diary/log.

pengertian jabatan tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi